Fiskalizacja vendingu dla każdego typu automatu

Fiskalizacja kasy to uruchomienie w niej trybu fiskalnego. Jest to operacja jednokrotna i nieodwracalna. W kasach wirtualnych przeprowadza ją użytkownik kasy lub wskazany przez niego integrator. Przy fiskalizacji kasy należy zaprogramować używane przez podatnika stawki VAT (A – 23%, B – 8%, C – 5%” itd.) podać właściwy NIP podatnika. Nazwę podatnika (zgodną z KRS) oraz miejsce instalacji kasy (a więc miejsce prowadzenia sprzedaży przez automat) pobierane są z danych wprowadzonych w nagłówku paragonu kasy. Fiskalizacja kasy powoduje przydzielenie jej numeru unikatowego z serwerów producenta, automatyczne zgłoszenie kasy do właściwego dla podatnika Urzędu Skarbowego, zarejestrowanie kasy w US, przydzielenie kasie numeru ewidencyjnego. Proces fiskalizacji przeprowadza się z dedykowanego dla kasy portalu internetowego lub z jej menu – w zależności od typu kasy.

Zaprojektowaliśmy kilka rozwiązań, których zastosowanie pozwala zafiskalizować praktycznie każdą maszynę vendingową:

Pierwsza grupa to kasy wirtualne, które można zainstalować bezpośrednio w terminalach płatniczych. Są to kasy fiskalne pracujące w oparciu o system Android – obsługują praktycznie wszystkie występujące na rynku terminale płatnicze z tym systemem, między innymi terminale Castless, Newland U2000, Platformę Tetra – terminale Ingenico z rodziny Self we współpracy z centrum płatniczym Polskie ePłatności, oraz terminale pracujące w oparciu o platformę Linux – Terminale Newland U1000 z aplikacjami APDU

Druga grupa to kasy wirtualne, które o ile pozwalają na to zasoby sprzętowe automatu vendingowego i występuje zgodność systemu operacyjnego Linux lub Android można zainstalować bezpośrednio w maszynie vendingowej. Wówczas to maszyna vendingowa po wykonaniu fiskalizacji staje się kasą fiskalną.

Trzecia, to platforma „do zadań specjalnych” SDF4 – jest to zaprojektowane przez nas urządzenie elektroniczne, które jest platformą integrującą systemy płatnicze maszyny vendingowej, zewnętrzne systemy telemetryczne i jest nośnikiem instalacji kasy wirtualnej. Użytkownik, jeżeli nie ma jeszcze systemu telemetrycznego może skorzystać z systemu telemetrycznego Novivend, którego komponenty są preinstalowane na urządzeniu SDF4. Oddajemy naszym klientom kompleksowe rozwiązanie do fiskalizacji, którego zastosowanie pozwoli na dalsze korzystanie z obecnych terminali płatniczych i wrzutników monet.

Wirtualna kasa fiskalna to kasa mająca postać oprogramowania. Innymi słowy kasa, która jest programem, aplikacją a jej homologacja w Głównym Urzędzie Miar została przeprowadzona na podstawie przepisów dla kas mających postać oprogramowania i dotyczyła samego programu kasy bez badania właściwości nośnika (smartfona, tabletu, komputera czy dedykowanego modułu). Kasa taka w odróżnieniu od kas sprzętowych nie posiada właściwej budowy, plomby fiskalnej na niej, nie posiada pamięci fiskalnej czy chronionej.

Tak. Zgodnie z wymaganiami oraz wydanymi Interpretacjami Dyrektorów Krajowej Informacji Skarbowej w każdym automacie musi być oddzielna kasa fiskalna, z własnym numerem unikatowym, rejestrująca sprzedaż w czasie rzeczywistym z tego automatu i wyświetlająca dane paragonów z tego automatu. W nagłówku paragonu musi być umieszczony adres miejsca instalacji automatu vendingowego.

Przepisy nakazują podatnikowi stosującemu kasę fiskalną zapewnienie jej połączenia z serwerami Centralnego Repozytorium Kas, szczególnie w czasie prowadzenia rejestracji na kasie. Natomiast technicznie wygląda to tak, że przy połączeniu z CRK kasa pobiera klucze współdzielone, które pozwalają jej na pracę przez 72 godziny (3 dni). Jeśli kasa nie będzie miała połączenia z CRK przez dłuższy czas, to zablokuje się do czasu jej połączenia z CRK i pobrania kolejnych kluczy pozwalających jej na dalszą pracę.

W przypadku sprzedaży produktów wymagana jest pełna identyfikacja towaru. Do poprawnej fiskalizacji potrzebna jest informacja z określeniem nazwy towaru, stawki VAT, ceny sprzedaży. Aby uzyskać takie informacje z automatu vendingowego konieczne jest zastosowanie programu telemetrycznego za pomocą którego do celu fiskalizacji będzie można pozyskać te informacje. Jeżeli w chwili obecnej nie korzysta się z takiego narzędzia, to będzie ono niezbędne. Należy oczywiście pamiętać o tym, że telemetria to nie tylko konieczność, ale dodatkowe narzędzie które pomoże Państwu prowadzić, planować i kontrolować prowadzony biznes.

Przy prawidłowo zaprojektowanym systemie fiskalnym, doborze odpowiednich zasobów sprzętowych, fiskalizacja praktycznie nie powinna w wyraźny sposób wpłynąć na czas wydania zakupionego w maszynie vendingowej towaru lub usługi. W rozwiązaniach specjalizowanych kas fiskalnych nie następuje wydruk paragonu a tylko wyświetlenie dla konsumenta wymaganych danych fiskalnych przez 30 sekund lub do czasu rozpoczęcia kolejnej transakcji zakupu. Czas obsługi wydłuży się natomiast o kilkanaście sekund w przypadku gdy Klient (konsument) będzie chciał pobrać sobie dowód zakupu w postaci e-paragonu.

Jednym z celów w projektowanych przez nas rozwiązaniach fiskalnych jest maksymalne uproszczenie codziennej pracy użytkowników. Zarówno raporty dobowe jak i miesięczne wykonują się automatycznie. Raporty dobowe wykonywane są codziennie o godzinie 23:59, lub w przypadku gdy automat jest nieczynny, przed pierwszą sprzedażą w dniu kolejnym, natomiast raporty miesięczne na koniec każdego okresu rozliczeniowego. Wygenerowane przez kasy fiskalne raporty są dostępne do przeglądania w Portalu użytkownika, z którego można je w razie potrzeby wydrukować, lub przesłać w formie elektronicznej do zaksięgowania.

Tak, dla użytkowników, którzy zechcą wdrożyć u siebie taką funkcjonalność zaprojektowaliśmy dodatkowy moduł faktury w KSeF. Moduł ten jest w pełni zintegrowany z systemem kas fiskalnych. System działa w oparciu o unikalne kody QR, które mogą zostać wyświetlone na wyświetlaczu terminala lub naklejone na automat vendingowy. Klient, który chciałby otrzymać fakturę za dokonane zakupy, po zeskanowaniu kodu QR wprowadza numer NIP firmy na którą ma być wystawiona faktura. Kasa fiskalna generuje paragon z NIP, który jest przesyłany do naszych systemów i zamieniany na fakturę. Wygenerowaną przez system fakturę, Państwa klient będzie miał dostępną do pobrania z KSeF.

Oferowane przez nas rozwiązania na rynek vendingowy oparte są o kasy w formie oprogramowania, potocznie nazywane „kasami wirtualnymi”. Takie kasy cechują się tym, że inwestycja pierwotna w fiskalizację może być praktycznie zerowa w przypadku posiadania już w miarę nowoczesnego terminala płatniczego na którym można zdalnie zainstalować kasę fiskalną. Koszt fiskalizacji pojawia się w takim przypadku w momencie rozpoczęcia ewidencji fiskalnej w postaci miesięcznej opłaty abonamentowej. Abonament, to elastyczna forma fiskalizacji z której można w każdej chwili zrezygnować na przykład w przypadku likwidacji automatu. Dla naszych klientów, którzy obecnie wykorzystują starsze rozwiązania i chcieliby dalej z nich korzystać, przygotowaliśmy ofertę – platformę SDF4. Jest to platforma sprzętowa w postaci elektroniki SDF4, integrującej systemy płatnicze i jest miejscem instalacji kasy wirtualnej SDF4 wraz z własnym systemem telemetrycznym. Cena elektroniki SDF4 rozpoczyna się już od 440 zł netto + miesięczny abonament.

Dodatkowe koszty, które mogą się pojawić, to koszty instalacji, konfiguracji rozwiązań. Są to koszty, które są zależne od sposobu wdrożenia fiskalizacji i są mocno związane z posiadanymi modelami maszyn vendingowych.

Należy także wspomnieć, że w przypadku zastosowania kas wirtualnych nie występują koszty związane z fiskalizacją, oraz koszty obowiązkowych przeglądów ustawowych, które dla tego typu kas nie mają zastosowania.

W przypadku sprzętowych kas fiskalnych oraz urządzeń takich jak terminale płatnicze czy dodatkowe moduły do zainstalowania wirtualnych kas fiskalnych mogą być finansowane poprzez leasing, kredyt czy podobną umowę. Natomiast same kasy wirtualne nie wymagają dużych nakładów finansowych przy ich nabyciu, gdyż są dostarczane w formie abonamentu miesięcznego.

Jeśli podatnik nie korzystał nigdy wcześniej w swojej działalności z ulgi na zakup kas fiskalnych, to taka ulga się mu należy na wszystkie kasy fiskalne, które zakupi i zafiskalizuje w ciągu 6 miesięcy od fiskalizacji pierwszej z tych kas. Warunkiem jest ZAKUP tych kas, potwierdzenie zapłaty pełnej wartości za te kasy, rozpoczęcie rejestracji na tych kasach oraz dostarczenie do US raportu fiskalnego miesięcznego z każdej z tych kas. Niestety, w przypadku kas, które dostarczane są podatnikowi w formie abonamentu, nie ma pojęcia „zakup” oraz zapłata całej wartości za kasę, dlatego nie można w takim przypadku występować o zwrot za zakup kasy.

Po zapełnieniu się pamięci w kasie należy przeprowadzić proces jej wyrejestrowania z US. Nie trzeba kupować nowej kasy a jedynie zainstalować i przeprowadzić fiskalizację nowej instancji kasy fiskalnej. Abonament w następnych miesiącach będzie naliczany od tej nowej kasy fiskalnej.

Tak, dla Klientów naszych rozwiązań zostało uruchomione dedykowane wsparcie użytkowe i techniczne. Wsparcie użytkowników realizowane jest telefonicznie oraz za pomocą elektronicznego systemu zgłoszeniowego.

Tak, dla naszych rozwiązań udostępniamy w pakiecie z kasą fiskalną, Portal użytkownika. Można w nim na bieżąco śledzić pracę kas a także skonfigurować system monitoringu. Wówczas system będzie przesyłał informacje e-mail o każdej anomalii technicznej, która wystąpiła w działaniu kas fiskalnych.

Tak, obowiązujące przepisy obligują do wstrzymania sprzedaży, gdy nie jest możliwe wystawienie paragonu do transakcji zakupu. W razie awarii kasy fiskalnej, sprzedaż w automacie vendingowym zostanie zablokowana do czasu usunięcia awarii kasy fiskalnej. Dlatego jedną z podstawowych decyzji inwestycyjnych powinno być wybranie kasy fiskalnej doświadczonego producenta, którego produkty pracują u dużej ilości użytkowników i cechują się wysokim stopniem bezawaryjności.

Tak, dla zaprojektowanych przez nas systemów fiskalnych udostępniamy moduł za pomocą którego można bezpośrednio wysyłać dokumenty fiskalne do zewnętrznych systemów księgowych. W ten sposób możemy zautomatyzować codzienną pracę bez konieczności ręcznej pracy z dokumentami z wielu kas fiskalnych.

Jedną z ważnych rzeczy w projektowanych przez nas rozwiązaniach jest bezpieczeństwo. Tworzone przez nas produkty fiskalne są realizowane za pomocą najnowocześniejszych narzędzi programistycznych a cały proces wytworzenia kas fiskalnych oraz środowiska serwerowe są nadzorowane przez wdrożone procedury systemu bezpieczeństwa ISO27001. Państwa dane sprzedażowe są lokowane w rozproszonych środowiskach serwerowych w kilku lokalizacjach. Dostęp do kont jest zabezpieczony uwierzytelnianiem 2FA a nad codzienną weryfikacją prób naruszenia bezpieczeństwa czuwają nasze systemy monitoringu wspierane przez narzędzia AI.

System telemetryczny Novivend jest naszym autorskim oprogramowaniem. Mogą z niego korzystać bez żadnych dodatkowych kosztów użytkownicy platformy SDF4 w ramach opłacanego abonamentu za usługę fiskalizacji, która wynosi 20 zł netto, miesięcznie. Dopóki będą Państwo korzystać z fiskalizacji z wykorzystaniem naszego rozwiązania, to telemetrię udostępniamy Państwu bez żadnych dodatkowych zobowiązań.

Obowiązek fiskalizacji sprzedaży towarów oraz usług wykonywanych przy użyciu urządzeń automatycznej obsługi klienta (vending, parking) wchodzi z dniem 1 kwietnia 2027 roku. Od tego dnia każda sprzedaż wykonana przy użyciu takich maszyn musi zostać objęta fiskalizacją i wystawieniem (wyświetleniem) nabywcy paragonu fiskalnego w chwili zakupu.

W uzasadnionych przypadkach można wystąpić do Naczelnika właściwego dla podatnika Urzędu Skarbowego z wnioskiem o odroczenie tego terminu. Należy pamiętać, że Naczelnik US rozpatruje każdy wniosek i przypadek indywidualnie i takie odroczenie nie zawsze można otrzymać. Wówczas należy zaprzestać prowadzenia sprzedaży do czasu ufiskalnienia maszyn vendingowych.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami podatnik ma obowiązek zarejestrować na kasie fiskalnej każdą sprzedaż i usługę oraz wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny nie później, niż z chwilą wydania reszty za dokonane zakupy. Oznacza to, że fiskalizacja na kasie musi być dokonana w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że kasa fiskalna musi być zamontowana w automacie dokonującym sprzedaży towaru lub usługi. W przypadku maszyn vendingowych prawodawca przewidział możliwość stosowania kas „umieszczanych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów lub usług”. Ten zapis też potwierdza, że kasa fiskalna musi być zamontowana w każdym automacie prowadzącym sprzedaż (w miejscu obierania opłaty za zakupione towary). Ten typ kas (i tylko ten) zamienia wydruk paragonu fiskalnego na jego odpowiednie wyświetlenie na wyświetlaczu kasy przez 30 sekund lub do czasu rozpoczęcia następnej transakcji. Dyrektorzy Krajowej Informacji Skarbowej wielokrotnie wypowiadali się na temat modelu fiskalizacji myjni samochodowych, maszyn vendingowych i parkomatów, jednoznacznie wskazując, że w każdym miejscu, gdzie klient dokonuje płatności za towar lub usługę, a więc w każdym automacie, musi znajdować się kasa fiskalna, „przypisana” do tego automatu, z oddzielnym numerem unikatowym, zaprogramowanym w nagłówku paragonu miejscem instalacji automatu vendingowego, rejestrująca faktyczną sprzedaż towarów i usług z tego automatu wraz z właściwymi nazwami sprzedawanych towarów i poprawnymi stawkami VAT, wyświetlająca na wyświetlaczu kasy dane paragonu fiskalnego w chwili dokonania zakupu. Z jedną z interpretacji indywidualnych wydaną przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dokładnie opisującą taki problem można zapoznać się na stronie: https://sip.lex.pl/orzeczenia-i-pisma-urzedowe/pisma-urzedowe/0111-kdib3-2-4012-265-2026-1-sr-stosowanie-kas-185323032. Z interpretacji wynika, że niedopuszczalne jest stosowanie „kasy centralnej” zdalnie fiskalizującej sprzedaż z wielu maszyn vendingowych, gdyż narusza to szereg obowiązujących przepisów i jest niezgodne z wydaną dla nich homologacją.

Należy zainstalować w każdym automacie kasę fiskalną, zgodnie z jej właściwościami zintegrować ją z automatem vendingowym, aby poprawnie rejestrowała sprzedaż każdego towaru, jego dokładną nazwę, cenę, stawkę VAT, zaprogramować w kasie poprawny nagłówek paragonu wpisując w nim miejsce instalacji automatu vendingowego a następnie przeprowadzić proces fiskalizacji kasy. Nie są wymagane żadne inne formalności w związku z fiskalizacją kasy.

Za naruszenie obowiązku ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej (niezainstalowanie w terminie) grożą sankcje:

• na podatnika może zostać nałożony obowiązek uiszczenia dodatkowej opłaty w wysokości 30% podatku naliczonego od momentu rozpoczęcia ewidencji (art. 111 ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług)
• grzywna karnoskarbowa w wysokości 240 stawek dziennych (nie prowadzenie księgi - art. 60 § 1 KKS).
• grzywna do 180 stawek dziennych (sprzedaż z pominięciem kasy rejestrującej – art. 62 § 4 KKS)

Naruszenie terminu powoduje brak możliwości otrzymania ulgi w związku z zakupem kasy.

Takie sprawy rozpatrywane są indywidualnie i w zależności od dokonanej przez urzędnika kwalifikacji przewinienia może zostać nałożona kara indywidualnie określona na podstawie wcześniej przytoczonych przepisów.

Bazując na naszych wcześniejszych doświadczeniach z innych rynków, na których odbywały się podobne fiskalizacje, gorąco do tego zachęcamy. Wcześniejsze wdrożenie, z jednej strony pozwoli Państwu zachować bezpieczeństwo zdążenia z uruchomieniem fiskalizacji w ustawowym terminie, a z drugiej pozwoli na pełne przetestowanie działania całego systemu fiskalnego we współpracy z systemami zewnętrznymi ( telemetria, systemy księgowe, itp.). Aby Państwa do tego zachęcić uruchomiliśmy dodatkowo dwa programy wsparcia:

• abonament za używanie kasy fiskalnej będzie naliczany dopiero od chwili wejścia w życie obowiązku fiskalizacji.
• termin upłynięcia gwarancji na urządzenie SDF4 będzie liczony dopiero od dnia wejścia obowiązku fiskalnego a nie od dnia sprzedaży.